Relevé annuel d’activité d’un collaborateur – Quotidien en quart de jour-homme

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Modèle de document Excel (.xlst) permettant de définir un relevé d’activité d’un collaborateur pour une année précise, les imputations étant saisies en quart de jour-homme.

UGS : TRV-ACT-RAAC2021-QJH Catégories : , Étiquettes : ,

Description

Modèle de document Excel (.xlst) permettant de définir un relevé d’activité d’un collaborateur pour une année précise, les imputations étant saisies en quart de jour-homme.

Défini comme un formulaire, saisissez dans une instance Excel les données relatives au relevé : type de décompte (jours ouvrés ou jours ouvrables), l’année de référence, le type de contrat (temps complet, temps partiels). Le paramétrage inclut la possibilité de numéroter les semaines selon la norme française (la semaine 1 est celle du 1er janvier) ou selon la norme d’horodatage ISO 8601. Les jours fériés de l’année de référence sont calculés dynamiquement.

Dans un second onglet, vous saisissez alors vos tâches (150 au maximum) : un nom, un groupe (ou un projet) et une fréquence. La période d’imputation est automatiquement calculée ainsi qu’une consolidation. Quatre sont définies par défaut et ne peuvent être supprimées : les points périodiques, la formation reçue ou donnée et les réunions exceptionnelles, ce que nous avons regroupé sous l’appellation “Fonctionnement”.

Le troisième onglet est l’onglet principal de saisie des imputations : il présente un calendrier annuel, chaque jour en colonne, le découpage en mois et en semaines numérotées. Sélectionnez dans la partie gauche avec des listes déroulantes, les tâches définies dans le second onglet, puis, sur la ligne considérée, les jours imputés pendant lesquels celle-ci a été réalisée. Cette imputation est en quart de jour-homme (0,25 – 0,50 – 0,75 ou 1,00). Si un jour n’est pas imputable (weekend, jour férié, …), la colonne considérée est sous fond gris et l’imputation est nécessairement égale à 0. Un cumul est aussi calculé en colonne pour chaque jour et un contrôle est effectué : un jour ne peut être imputé que d’une demi-journée ou une journée complète. Les erreurs d’imputation sont signalées en rouge – soit que vous avez modifié votre paramétrage a posteriori, soit que l’imputation du jour n’est pas conforme.

Le calcul de votre bande passante est effectué dynamiquement : le formulaire calcule la somme des activités périodiques et apériodiques. Votre bande passante à un instant donné sera le ratio entre vos charges périodiques et le total disponible. Cette indicateur pourra être utilisé pour planifier vos activités notamment.

A noter que les absences ne sont pas saisies dans ce fichier : elles ne sont pas considérées comme une activité et peuvent être aussi bien des congés pris qu’une absence normale liée à un contrat à temps partiel. En conséquence, un quatrième onglet permet de vérifier hebdomadairement si vos imputations sont en écart important avec votre contrat de travail. Chaque semaine présente une alerte spécifique éventuellement et un message d’erreur global indiquera si un écart de plus de 10% du contrat est détecté.

Un dernier onglet propose deux graphiques automatiquement calculés : la comparaison des deux courbes de vos imputations et de l’attendu qui est la représentation graphique de l’onglet de contrôle hebdomadaire et un diagramme “camembert” qui illustre la répartition de vos imputations par projet ou groupe de tâches définies dans le deuxième l’onglet.

Si vous avez besoin d’un suivi plus fin qu’au quart de jour-homme, nous vous proposons également un autre modèle : le [Relevé annuel d’activité d’un collaborateur – Quotidien en huitième.xlst].

Attention : si les caractéristiques de votre contrat de travail venaient à évoluer en cours d’année – notamment si vous passez d’un temps complet vers un temps partiel, nous vous recommandons de définir une seconde instance du fichier annuel distincte de la première, et de reprendre le suivi de présence sans régulariser le passé. Tout changement se répercutera sur l’ensemble des mois déjà saisis comme si vous recommenciez au mois de janvier. Notre modèle est donc spécifique à un unique contrat de travail considéré comme stable sur l’année de l’exercice.

Recommandations d’utilisation :

A placer dans le dossier <C:Users[votre compte]DocumentsModèles Office personnalisés> de votre PC, ce modèle n’est pas verrouillé en lecture seule : vous pouvez donc lui affecter une valorisation par défaut localement à un poste de travail – notamment vos coordonnées – ou le mettre à disposition pour une équipe toute entière en le laissant vierge.

Ce modèle est prévu pour Office 2010 et les versions suivantes. Cependant, si vous utilisez une version antérieure à Excel 2010, il est impératif d’installer les Macros complémentaires “Utilitaire d’analyse/ Analysis ToolPack” pour qu’il soit fonctionnel.

Informations complémentaires

Formats disponibles

Modèle Microsoft Excel

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